Gestion des compétences : le « qui fait quoi »

Les TPE et PME sont aujourd’hui souvent bousculées, confrontées à des évolutions de structure (croissance rapide, fusion, regroupement d’entreprise) ainsi qu’à des évolutions technologiques et sociétales rapides.

Il est essentiel pour ces entreprises, dans ce contexte mouvant, de gérer les compétences de leurs équipes en interne et notamment, de formaliser précisément un « qui fait quoi ».

Ce cadre est crucial pour gagner en efficacité, en fluidité mais aussi en mieux être pour les équipes en place et à venir. 

La gestion des compétences

La gestion des compétences désigne la démarche qui va dresser un état des lieux permettant d’identifier et d’évaluer les compétences et savoirs des collaborateurs, pour s’assurer de leur adéquation avec les besoins actuels et futurs de l’entreprise.

Cette gestion des compétences répond à différents objectifs :

• Identifier les valeurs ajoutées des collaborateurs et les développer
• Anticiper les évolutions des métiers et les compétences qui en découlent
• Optimiser les ressources à allouer sur les projets prioritaires

Elle vise à optimiser la performance de l’entreprise, tout en favorisant l’évolution professionnelle des collaborateurs.

Le « qui fait quoi », pierre angulaire de la gestion des compétences

Dans cette gestion des compétences, il est nécessaire de se pencher sur le « qui fait quoi », qui n’est pas seulement un outil de répartition des tâches. Il est le garant d’une cohérence organisationnelle mais aussi d’un meilleur engagement des équipes.

Ce travail est essentiel pour plusieurs raisons. Il permet de :

• Identifier les oublis : identifier les zones d’ombre, les manques et leurs origines
• Réduire les doublons : pour éviter les chevauchements en termes de tâches, de missions, mais aussi de responsabilités
• Renforcer les expertises : identifier les points forts de chacun pour les renforcer dans leur expertise et éviter qu’ils ne bricolent le reste
• Améliorer la lisibilité des rôles : définir les responsabilités et les interlocuteurs de chaque membre de l’équipe
• Renforcer la collaboration : éviter les frictions internes et fluidifier la communication

Un collaborateur au clair avec son rôle, sa mission, sa responsabilité, a plus de chance de rester efficace et engagé au sein de l’entreprise. Comprendre son propre rôle au sein de l’organisation l’aidera à rester impliqué.

Le « qui fait quoi », une approche globale et individuelle

Se pencher sur le « qui fait quoi », c’est donner la chance aux dirigeants de l’entreprise et à leurs équipes d’expliciter leurs besoins, leurs objectifs, leur rôle. Une considération individuelle, dans un environnement global, à l’aide plusieurs outils :

• Des entretiens individuels

Ces temps d’échange sont nécessaires pour établir un « qui fait quoi » fidèle à la réalité du terrain rencontrée par les équipes. Réalisés par un prestataire externe, ces entretiens permettent d’extraire les incompréhensions, des points de tension. Une remise à plat nécessaire pour gagner ensuite en fluidité et en efficacité.

• Une cartographie des compétences

Cet outil permet d’identifier, par poste, par service, les compétences détenues, celles à forte valeur ajoutée, ainsi que celles pourraient manquer, à l’heure actuelle ou dans un futur plus ou moins proche. Cette cartographie peut permettre d’identifier les besoins en formation, en recrutement ou les possibilités de mobilité interne.

• Des fiches de postes actualisées

Ces fiches sont vivantes, elles évoluent avec le temps, en fonction des évolutions internes, externes, du développement et des priorités de l’entreprise. Elles se doivent d’être en adéquation avec le poste réellement attendu et dont l’entreprise a réellement besoin.

Le « qui fait quoi », un levier pour monter en compétence

Une fois au clair sur l’état des lieux, il est ensuite nécessaire de mettre en place un plan d’actions RH, pour pallier tous les manques ou les incohérences identifiés

Ce plan d’action doit être structuré et permettre :

• La mise en place de certaines missions
• La réorganisation ou le développement de certains services
• L’automatisation, approuvée de tous, de certaines tâches
• La mise en place de plans de formation
• La proposition de mobilité interne

Ce plan d’action doit faire l’objet d’un suivi pour s’assurer que le quotidien ne vienne pas remettre à plat et créer de nouvelles tensions.

Les bénéfices du « qui fait quoi »

Une fois l’état des lieux et le plan d’action mis en place, les TPE et PME peuvent constater rapidement les bénéfices de ce nouveau cadre.

• Une meilleure efficacité : l’effacement des doublons permet d’être plus rapide
• Une meilleure transmission des informations : la circulation des informations est claire et évite les déperditions précédentes
• Un renforcement de la responsabilité : en évitant une sous-utilisation des compétences, chacun se trouve conforté
• Une amélioration du climat au sein des équipes : le cadre posé et la connaissance fine des rôles de chacun permet d’éviter une partie des tensions
• Un meilleur engagement des équipes : ce travail permet de s’assurer d’une réduction du turnover
• Une gestion managériale plus fluide : les données réelles des compétences en place permettent d’adopter un management plus fluide et accepté

La gestion des compétences dans une entreprise est cruciale pour en assurer la pérennité. Le « qui fait quoi » est un repère aujourd’hui indispensable pour les dirigeants, managers et équipes. Dans un environnement en mutation constante, une TPE ou PME ne peut faire l’économie de cet état des lieux, afin de maintenir la cohérence, l’efficacité et la motivation de toutes et tous.

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